Quá trình phát triển dự án xây dựng, thông tin thiết kế cập nhật liên tục, nên việc quan trọng nhất là việc phát hành đúng thông tin và cập nhật đồng bộ đến các phòng ban triển khai.\
Lý do thay đổi nội dung thiết kế
Việc thay đổi nội dung thiết kế có thể bắt ngồn từ nhiều lý do.
- Thay đổi chủ trương từ BOD hoặc chủ đầu tư, đối tác.
- Thay đổi/ điều chỉnh do pháp lý.
- Sai sót trong quá trình đo đạc hiện trạng, yêu cầu nhiệm vụ thiết kế.
- Điều chỉnh do thông tin thiết kế sai/ chưa đúng.
- Đơn vị tư vấn thiết kế chủ quan, nghiên cứu thông tin không đầy đủ.
- Thay đổi do yêu cầu thị trường, hoặc chi phí đấu thầu.
- Thay đổi trong quá trình thi công, đơn vị thi công chưa làm tròn trách nhiệm…
Có thể dẫn ra 1001 yếu tố làm thay đổi thiết kế của dự án xây dựng, tuy nhiên việc thay đổi thông tin thiết kế gây ra tác động to lớn đến chi phí và tiến độ của dự án.
Quá trình thiết kế có sự tham gia của nhiều bên từ: Pháp lý, thiết kế, Điều hành dự án, đấu thầu, bán hàng, thi công.
Ngay trong bộ phận thiết kế cũng đã có rất nhiều bộ môn tham gia:
- Thiết kế quy hoạch, tổng mặt bằng.
- Thiết kế hạ tầng kỹ thuật.
- Tư vấn đánh giá tác động môi trường, công trình chuyên biệt như thiết kế kè biển, đê ngầm…
- Thiết kế kiến trúc công trình.
- Thiết kế kết cấu.
- Thiết kế cơ điện, viễn thông,
- Thiết kế PCCC, hệ thống an ninh.
- Thiết kế nội thất, trang trí, bảng hiệu.
- Thiết kế cảnh quan.
- Tư vấn hệ thống vận hành, quản lý toà nhà.
- Thiết kế hệ thống chuyên biệt như âm thanh, ánh sáng, cách âm, khu chế biến bảo quản…
Khi có sự thay đổi thiết kế mà không có sự cập nhật giữa các bộ môn, phòng ban, đơn vị tham gia dự án thì hệ quả rất nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tiến độ của dự án.
Làm thế nào để quản lý xung đột giữa các bộ môn thiết kế?
Đây là một câu hỏi mà mình dành thời gian suy nghĩ tìm cách trả lời để tối ưu quá trình thiết kế xây dựng.
Có thể tóm lược qua 2 hệ thống chính:
- Hệ thống thư mục chung của dự án.
- Hệ thống tương tác làm việc chung giữa các bộ phận.
Chi tiết hệ thống được mô tả như sau.
01. Hệ thống thư mục chung của dự án.
Cây thư mục được thiết lập trên hệ thống dùng chung đảm bảo các tiêu chí:
- Hệ thống thư mục dùng để quản lý ” Cái mà chúng ta muốn quản lý”, không phải thể hiện logic của dự án.
- Đơn giản nhất về lưu trữ – Các thông tin được lưu với nội dung chính đơn giản theo yếu tố đã được định hình chung.
- Thông tin lưu trữ thống nhất theo hệ thống: [Mã – Tên – Mô tả – Ngày].
- Mới nhất về thông tin: Các thông tin trong thư mục chính là thông tin mới nhất, các thay đổi được lưu trữ dưới dạng thư mục backup [Ngày – Nội dung thay đổi].
Không lưu trữ theo giai đoạn thiết kế, Việc phát hành hồ sơ pháp lý cho các giai đoạn của dự án chỉ là quá trình xác định thành phần hồ sơ nên chỉ lưu trữ trong mục phát hành chính thức để truy xuất khi cần thiết.
Ví dụ về hệ thống thư mục quản lý thiết kế dự án xây dựng:
02. Hệ thống tương tác làm việc chung giữa các bộ phận.
Một hệ thống làm việc chung hiệu quả khi mọi thanh viên tương tác trực tiếp trên hệ thống.
Thông tin cập nhật đồng bộ và duy nhất.
Hiện nay một số nhóm vẫn sử dụng ổ đĩa chung để lưu trữ thông tin.
Điều này hoàn toàn sai, vì ổ đĩa chung là không gian làm việc chungvà là nơi xuất hiện thông tin làm việc duy nhất.
Việc lưu trữ dữ liệu nên lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc thực hiện định kỳ qua hệ thống backup.
Thực tế có thể do hạn chế về công nghệ nên có thể xuất hiện lỗi mất/đồng bộ chậm dữ liệu.
Tuy nhiên lợi ích của hệ thống làm việc chung vẫn lớn hơn để ưu tiên sử dụng.
Khi có điều chỉnh về thiết kế thường các bên sẽ không được thông báo, dẫn đến có nhiều thông tin bị thiếu sót.
Do vậy với 2 thư mục quan trọng là [04. Drawings] và [07. Offical issued] khi có sự thay đổi thông tin thì cần có email nhắc gửi đến các bên liên quan.
Trên đây là những nghiên cứu cá nhân về xây dựng hệ thống quản lý thông tin thiết kế xây dựng hiệu quả.
Rất mong sự đóng góp ý kiến, chia sẻ, bổ sung của các anh chị em đồng nghiệp.
Trân trọng.
