Quy trình quản lý thiết kế xây dựng

Đối với quá trình thực hiện một công việc nhiều thao tác phức tạp nhưng có tính chất chung hoặc lặp lại.
Để thực hiện công tác nhanh và tránh các thiếu sót, các nhà quản lý thiết lập các thao tác thành một hệ thống đồng bộ chung.
Hệ thống các thao tác tuân thủ này thường được gọi là “Quy trình”. Trong dự án xây dựng thì cụ thể là Quy trình quản lý thiết kế và quy trình thiết kế dự án xây dựng.

Bản thân Mình không đánh giá thấp/ bỏ qua quy trình, “quy trình” với ý niệm của mình đóng vai trò dù nhỏ nhưng nhất định trong thành công của tổ chức / dự án.
Với quá trình sản xuất sản phẩm/ dịch vụ có tính chất lặp lại, nhất là với các tổ chức lớn thì quá trình vận hành không thể không có quy trình chung.
Có điều là hình như đi đâu làm gì mình cũng nghe về quy trình. “Quy trình” hiện nay như một thứ được thổi phồng thần thánh thái quá. mà bỏ quên vấn đề Cấu trúc doanh nghiệp.
Bài viết dưới đây mình chia sẻ góc nhìn về Quy trình quản lý thiết kế dự án xây dựng và Cách định hướng quy trình sao cho phù hợp với dự án.
Chi tiết cụ thể quy trình bạn có thể tham khảo và xây dựng phù hợp với thực tế cách vận hành của riêng tổ chức độc lập.

ĐỊNH NGHĨA VÀ ĐỊNH HÌNH QUY TRÌNH.

Có 2 nội dung quan trọng trong quy trình:
Cách định hình quy trình & Tính phù hợp của quy trình.

Mục đích của quy trình là việc chuẩn hóa các công đoạn có tính chất chung và “hướng dẫn đồng bộ” đến mọi thành viên.
Nếu bỏ qua tính hiệu quả lý thuyết (tiến độ, chất lượng, chi phí) thì 1 công việc hiệu quả là công việc chỉ làm 1 lần và kết thúc.
Quy trình chính là hướng dẫn chung thống nhất để kết thúc công việc đó.
Quy trình không nên là công cụ để phân định trách nhiệm hay quy định phạm vi công việc, giới hạn phối hợp …

Đối với các dự án phát triển thiết kế xây dựng thì các bước thực hiện tương tự nhau, tuân thủ luật xây dựng.
Tuy nhiên tuỳ theo từng cấu trúc công ty khác nhau mà việc hoạt động tương tác phòng ban trong tổ chức cũng khác nhau.
Quy trình quản lý thiết kế cần phù hợp với cơ cấu tổ chức đó để phối hợp thực hiện hiệu quả.

PHÂN BIỆT QUY TRÌNH: THẾT KẾ VÀ QUẢN LÝ THIẾT KẾ.

Quá trình thiết kế dự án xây dựng có 2 công việc rất quan trọng là thiết kế dự án và quản lý thiết kế dự án.
Thiết kế là quá trình định hình, định tính của sản phẩm tối ưu đáp ứng yêu cầu thiết kế/ nhiệm vụ thiết kế.
Quản lý thiết kế là quá trình đảm bảo thiết kế đáp ứng yêu cầu/ định hướng đề ra và nâng cao hiệu quả thiết kế.
Do vậy 2 quy trình này cần phân tách để đảm bảo hiệu quả của quy trình với tính chất công việc.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ THIẾT KẾ PHỔ BIẾN HIỆN NAY:

Đa phần các công ty mà mình được biết/ tìm hiểu thì đều đang sử dụng quy trình thiết kế và quản lý thiết kế dự án theo tuần tự pháp lý.

Các bước thiết kế xây dựng thông thường là:
Thiết kế ý tưởng -Thiết kế cơ sở – Thiết kế kỹ thuật – Thiết kế thi công.
Đối với các dự án phức tạp có thể bổ sung các bước:
Nghiên cứu khả thi/ sơ đồ (tiền ý tưởng) –  Thiết kế ý tưởng – Hoàn thiện thiết kế ý tưởng – Thiết kế cơ sở – Thiết kế kỹ thuật – Thiết kế thi công.
Việc hoàn thiện thiết kế ý tưởng rất quan trọng, chủ đầu tư cân nhắc khái toán chi phí, vật liệu, sơ bộ kỹ thuật, khả năng vận hành… trước khi tiến hành triển khai thiết kế chi tiết.

Mục tiêu của quy trình quản lý thiết kế xây dựng là:
Chỉ dẫn rõ ràng và phân chia giai đoạn quá trình thiết kế đảm bảo tuần tự giai đoạn có tính chất chung xác định mốc bắt đầu kết thúc.
Phân luồng hành vi xuất hiện trong quá trình thiết kế tại các giai đoạn.
Xác định hành động thực hiện tại các mốc giai đoạn, hành vi phối hợp phù hợp tại mốc giai đoạn..
Chuẩn hoá các công đoạn, thao tác có đặc tính chung, tương đồng.
Đảm bảo Thông tin thiết kế đồng bộ giữa các bộ môn, các phòng ban, có sự phối hợp tổng thể kỹ thuật.
Thiết kế chuẩn bị tốt cho việc thi công, Phân loại thông tin cần thiết đối với từng giai đoạn.
Xác định hướng & mốc phối hợp phương thức phối hợp giữa các đối tượng. Lộ trình rõ ràng và xuyên suốt đối với từng phòng ban chức năng tham gia vào quá trình thiết kế.
Khi có sự điều chỉnh thiết kế dễ dàng cập nhật đồng bộ tránh sai sót.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ THIẾT KẾ PHÙ HỢP:

Mặc dù lắng nghe khá nhiều về quy trình, nhưng nhận thức của mình mình thì không xem quy trình quản lý thiết kế là yếu tố then chốt trong phát triển dự án xây dựng.
Đối với quan điểm cá nhân của mình, Quy trình vốn chỉ là yếu tố phụ trong sự phát triển và thành công của một tổ chức/ dự án.
Quy trình mang đặc tính là như là khuôn mẫu chứ không phải chất lượng chiếc bánh.
Thành công của 1 tổ chức cấu thành bởi: 80% là  Con người – 20% là  Bộ máy.
Con người và động lực là yếu tố chính tiên quyết tạo ra đột phá thành công.
Bộ máy Tổ chức vận hành tốt là do: 80% Cấu trúc doanh nghiệp – 20% Quy trình vận hành.
Cấu trúc luôn đóng vai trò trọng yếu hơn và Quy trình cần phù hợp với cấu trúc doanh nghiệp.

Khi xây dựng quy trình cần dựa vào thực tế triển khai dự án và cơ cấu tổ chức của đơn vị phát triển dự án để xác định các bước trong quy trình quản lý phù hợp.
Sự phối hợp giữa các phòng ban, các bộ môn quyết định rất nhiều đến lưu đồ thiết kế.
Việc xác định các nội dung không cần “chuẩn hoá” cũng quan trọng như việc chuẩn hoá quy trình vậy.
Nếu một dự án không triển khai theo quy trình thì có thể là dự án đó không phù hợp quy trình.
Nếu nhiều dự án không triển khai theo quy trình thì quy trình đó không còn khù hợp.
Tính phù hợp là rất quan trọng với Quy trình, đối với các biện pháp vận hành dự án khác nhau thì quy trình quản lý thiết kế cũng khác nhau để phù hợp với cách vận hành của tổ chức đó.
Không nên dựa trên kinh nghiệm của tổ chức khác hoặc thông lệ của những dự án khác.

Riêng đối với bản thân mình thì việc thiết kế là chuẩn bị thông tin cho thi công.
Quá trình thiết kế cần tối ưu giai đoạn và cách tương tác theo đặc điểm tổ chức đó. Cũng không nên chia giai đoạn theo hình thức pháp lý.