Vai trò của Quản lý thiết kế trong dự án Xây dựng

Chức danh quản lý thiết kế hiện nay được dùng khá phổ biến, vai trò cụ thể quản lý thiết kế là “quản lý” gì thì cũng khá rộng tùy theo ngành nghề hoặc sản phẩm cần thiết kế, ngay trong ngành thiết kế xây dựng cũng đã rất nhiều vai trò công việc khác nhau liên quan đến chức danh này.

Vai trò quản lý thiết kế theo dịch vụ công ty.

Tuỳ theo ngành dịch vụ của công ty mà vai trò cụ thể của quản lý thiêt kế cũng khác nhau, ví dụ:
– Công ty tư vấn thiết kế kiến trúc: Quản lý thiết kế là người quản lý nhóm/ phòng thiết kế đảm bảo hồ sơ thiết kế công trình đạt yêu cầu chất lượng và tiến độ hợp đồng thiết kế.
– Công ty quản lý dự án xây dựng/ chủ đầu tư: Quản lý thiết kế là người kiểm soát đơn vị tư vấn thiết kế, điều phối bộ phận dự án, đảm bảo chất lượng thiết kế – tiến độ và ngân sách thiết kế của dự án, kiểm soát rủi ro và xung đột thiết kế. Ngoài ra còn điều phối và phát hành thiết kế với các phòng ban khác.
– Công ty thi công xây dựng: Quản lý thiết kế là người kiểm soát thiết kế thi công, quản lý shop-drawings (biện pháp kỹ thuật kiến trúc & tài liệu lắp dựng) đảm bảo các thiết kế chi tiết để thi công đúng ý tưởng trong mức ngân sách nhà thầu.
– Công ty sản xuất xây dựng: Quản lý thiết kế là người quản lý các nguyên mẫu và kiểm soát quá trình sản xuất nguyên mẫu sản phẩm trong 1 phần hoặc 1 cấu kiện xây dựng được sản xuất công nghiệp.

Trong phạm vi bài viết này mình làm rõ vai trò quản lý dự án trong công ty chủ đầu tư hoặc đơn vị phát triển dự án xây dựng.
Để lý giải vì sao đơn vị CĐT dù đã thuê đơn vị thiết kế rất xịn xò cũng rất cần vị trí quản lý thiết kế tham gia quản lý dự án.

Vai trò quản lý thiết kế Kiến trúc trong công ty phát triển dự án Xây dựng.

Đối với tổ chức và vận hành của 1 công ty:
BOD sẽ tạo ra sân chơi và luật chơi. Sao cho luật chơi phù hợp với quy mô sân chơi mà họ đang có, bù đắp được chỗ mạnh yếu và có khả năng phát triển tốt.
Ban quản lý dự án sẽ là tổ chức đội chơi theo luật chơi đã định.
Do vậy với công ty “có sân chơi” khác nhau và “luật chơi” khác nhau thì vai trò quản lý thiết kế cũng có những điều chỉnh khác nhau cho phù hợp.
Với đa phần các tổ chức phát triển dự án hiện nay phân theo 2 mô hình chính yếu:

• Mô hình phát triển dự án theo thị trường.
  Đây là mô hình mà BOD đóng vai tròng định hướng, các sản phẩm được phát triển theo quy trình hoạch định dự án thị trường, do vậy quản lý thiết kế được chủ động phát huy hết vai trò và giá trị vừa là “quản lý thiết kế dự án” và là “quản lý dự án trong giai đoạn thiết kế”.
  Với các vai trò chính:
  • Định hình dự án theo định hướng đã phê duyệt (Nhiệm vụ thiết kế).
  • Kiểm soát ngân sách, hợp đồng, khối lượng thiết kế.
  • Quản lý, phối hợp, hướng dẫn TVTK thiết kế hiệu quả.
  • Điều phối, combine các bộ môn kỹ thuật, giảm thiểu xung đột thiết kế.
  • Điều phối các phòng ban trong hệ thống quản lý phát triển dự án.
  • Kiểm soát tiến độ và rủi ro của dự án trong giai đoạn thiết kế.
  • Xây dựng đội nhóm tổ chức quản lý hiệu quả.
• Mô hình phát triển dự án mà trung tâm là BOD
  Có thể là quá trình phát triển công ty/ cách tư duy của các công ty phát triển dự án hiện tại ít nhiều vận hành theo tư duy cũ.
  Toàn bộ tư duy bộ máy và chỉ đạo trực tiếp từ CEO/ BOD các quyết định quan trọng đều được BOD phê duyệt.
  Vai trò của quản lý thiết kế làm việc trong mô hình này bao gồm (hoặc một phần) các vai trò đã liệt kê ở trên nhưng không được ra quyết định.
  Nên quản lý thiết kế dự án xây dựng thực ra mang tính kiểm soát thiết kế nhiều hơn là phát triển thiết kế.
  Mô hình này cũng mang lại rủi ro rất lớn vì công ty tạo ra sản phẩn để bán nhưng sản phẩn lại không được nghiên cứu từ thị trường, Hoạt động của bộ máy mang tính chủ quan lệ thuộc vào BOD.
  Bản thân mình từng gặp phải 1 vài dự án sau khi thiết kế, đem ra bán hàng thì lại không bán được hàng, phải thiết kế lại từ đầu gây tốn kém cả chi phí, thời gian … của doanh nghiệp.

Phân tích vài trò quản lý thiết kế trong hệ thống quản lý dự án.

Quá trình xây dựng những dự án quy mô lớn là tổ hợp các công việc phức tạp được kiểm soát bởi hệ thống quản lý xây dựng chặt chẽ.
Với quy mô một cụm công trình 1000 đơn vị ở thì chi phí xây dựng trung bình ~2.000 tỷ đồng cần khoảng 1.500 công nhân thi công liên tục trong hơn 2 năm và không dưới 200 chuyên gia, kỹ sư giám sát quản lý trong suốt quá trình hình thành dự án đến khi ban giao.

Cùng 1 vấn đề xuất hiện trong dự án, nếu được giải quyết trong giai đoạn sớm của dự án thì càng ít tốn chi phí.
Khi đã bắt đầu gia đoạn thi công thì rất tốn kém và có khi là không thể giải quyết hoàn toàn vấn đề được.
Một số vấn đề còn liên luỵ hậu quả cho quá trình bảo trì và vận hành công trình sau này.
Do đó việc hệ thống quản lý hoạt động tốt hiệu quả là lợi thế đem lại giá trị của đầu tư xây dựng.

Trong chuỗi hệ thống quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp có 5 bộ phận thiết yếu là:
01. Bộ phận quản lý đầu tư , hoạch định dự án.
Xác định hướng đầu tư, kiểm soát dòng tiền/ vốn dự án…
Phân tích thị trường, đánh giá tiềm năng dự án, mô hình sản phẩm thị trường tương ứng.
02. Quản lý chung về tổng thể phát triển dự án (PMD).
Kiểm soát ngân sách, dòng tiền.
Đánh giá và kiểm soát rủi ro với việc phát triển dự án.
Chịu trách nhiệm trước BOD về dự án.
03. Bộ phận thương mai:
Marketing, PR quảng bá về sản phẩm, xây dựng thương hiệu sản phẩm.
Bán hàng & hậu mãi, chăm sóc khách hàng.
04. Bộ phận quản lý thiết kế.
Dựa vào nhiệm vụ thiết kế đã được phê duyệt để phát triển tối ưu thiết kế của dự án.
Kiểm soát các rủi ro trong quá trình thiết kế…
05. Bộ phận quản lý thi công.
Ngoài ra còn có các phòng ban hỗ trợ: Pháp lý, Hợp đồng, dự toán, đấu thầu, cung ứng, thu mua…

Chỉ tính trong hệ thống thiết kế đã bao gồm hơn 10 bộ môn tham gia gồm:

• Thiết kế quy hoạch, tổng mặt bằng.
• Thiết kế hạ tầng kỹ thuật.
• Tư vấn đánh giá tác động môi trường, công trình chuyên biệt như thiết kế kè biển, đê ngầm…
• Thiết kế kiến trúc công trình.
• Thiết kế kết cấu.
• Thiết kế cơ điện, viễn thông,
• Thiết kế PCCC, hệ thống an ninh.
• Thiết kế nội thất, trang trí, bảng hiệu.
• Thiết kế cảnh quan.
• Tư vấn hệ thống vận hành, quản lý toà nhà.
• Thiết kế hệ thống chuyên biệt như âm thanh, ánh sáng, cách âm, khu chế biến bảo quản…

Mỗi bộ môn đều cần có kiến thức chuyên môn và quản lý giỏi để đảm bảo sự xuyên suốt thông tin thiết kế dự án.
Tuy nhiên cần có 1 bộ môn chính làm công tác điều phối tổng thể để dẫn dắt dự án đồng bộ đi đúng hướng.
Vai trò kiến trúc sư trưởng dự án thường được giao cho bộ phận quản lý kiến trúc đảm nhận.

Do vậy trọng trách của quản lý thiết kế kiến trúc trong dự án xây dựng là rất quan trọng, tương tự như cánh tay phải của người giám đốc quản lý dự án vậy.
Quản lý thiết kế kiến trúc ngoài việc kiểm soát thiết kế còn phải làm công tác điều phối, hỗ trợ các phòng ban khác để định hình, định hướng thiết kế một cách đồng bộ & hiệu quả.
Quá trình dự án phát triển trải qua nhiều giai đoạn, thiết kế cũng có sự cập nhật thường xuyên nên cần được phát hành và đồng bộ giữa các phòng ban, tránh các sai khác thông tin thiết kế.

Đây là các danh mục chi tiết:  VAI TRÒ CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THIẾT KẾ KIẾN TRÚC

Trước đây khi làm tại đơn vị tư vấn thiết kế, mình khá sơ sài về vị trí quản lý thiết kế tại đơn vị chủ đầu tư.
Đa phần mình chỉ nghĩ đó là công việc kiểm tra hồ sơ, bản vẽ và đi dí TVTK gửi hồ sơ đúng ngày.
Thật ra công việc đó là vai trò chuyên viên giám sát thiết kế hoặc tương đương trợ lý dự án.

Quá trình quản lý và phối hợp với tư vấn thiết kế cũng có rất nhiều vấn đề cần kiểm soát, các phát sinh và ảnh hưởng đến thi công cũng như kiểm soát tốt rủi ro của dự án trong giai đoạn thiết kế.
Đòi hỏi nguời quản lý thiết kế phải có tư duy tổng thể, chủ động tích cực, nắm bắt đủ thông tin để ra quyết định đúng đắn.

Ngoài ra, xuyên suốt hoạt động của dự án xây dựng, việc tạo động lực, gắn kết đội nhóm, phát triển tổ chức hiệu quả dự án cũng là hoạt động mà quản lý thiết kế cần đóng vai trò chủ chốt với đội của mình.
Thúc đẩy đồng đội làm việc hiệu quả hướng tới mục tiêu chung nâng cao chất lượng dự án.

Trên đây là những nghiên cứu cá nhân về vai trò của quản lý thiết kế kiến trúc dự án xây dựng.
Rất mong sự đóng góp ý kiến, chia sẻ, bổ sung của các anh chị em đồng nghiệp.

Trân trọng.